АСА ҚҰНДЫ ҚҰЖАТТАРДЫҢ КӨШІРМЕЛЕРІНІҢ МЕМЛЕКЕТТІК САҚТАНДЫРУ ҚОРЫНЫҢ ЕСЕБІН ЖҮРГІЗУ, ЗЕРДЕЛЕУ, НАҚТЫЛЫҒЫН АНЫҚТАУ.

Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құжаттарының қауіпсіздігін және сақталуын қамтамасыз етуді арттыру бойынша шаралардың жүйесінде сақтандыру көшірмесі ерекше орын алады. Осы үдеріс үшін нормативті-құқықтық база -1998 жылғы 22 желтоқсандағы ҚР-ның “Ұлттық архив қоры және архивтер туралы” Заңы және ҚР Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы №578 қаулысымен бекітілген «Құжаттар көшірмелерінің Мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережесі» болып табылады.

Бәрімізге белгілі, сақтандыру қорын және пайдалану қорын құру үшін, пайдалану арқылы кейін микрофильмдер шығаратын құжаттардың электронды көшірмелері дайындалатын, бір мезгілде сақтандыру қорын үлдір тасымалдағышта құжаттың электронды образын дайындауға мүмкіндік беретін гибридті жүйелер және дайындалған көшірмелерді сканерлеумен үйлестіре отырып құжаттарды оптикалық микрофильм қолданылуы мүмкін.

Облыстық архивте Мәдени құндылықтарға жатқызылған қағаз негіздегі, орама үлдірдегі аса құнды құжаттардың сақтандыру қорын құру, толықтыру, сақтауын ұйымдастару және есебін жүргізу ең ауқымды жұмыс. Осы орайда сақтандыру көшірмелерін (микрофильмдерді) тексеру іс шарасы жүргізілді. Микрофильмге жазылған ақпаратты оқу мүмкіншілік болмай отыр, оқитын құралдың және арнайы маманның жоқтығына байланысты.

Дей тұрғанмен де жазбалармен тізімдемелермен салыстыра отырып нақтылау жұмысы жүргізілді.