Облыстық архивте мекемелердегі архивтердің паспортын жинақтау, түгендеу жүргізілуде
Жамбыл облысының мемлекеттік архивінің Ұлттық архив қорын қалыптастыру, архивтерді және құжаттаманы тексеру бөлімінің қызметкерлері архивтің толықтыру тізіміне енген мекемелермен тығыз жұмыс жасап, жыл сайын мекемелердің құжаттамасын тексеріп, паспорттарын түгендеп, әдістемелік көмектер ұсынады. Бұл – архивтің негізгі қызметінің бірі. Мекемелердегі іс жүргізу, құжат айналымын дұрыс қалыптастыру, ведомстволық архивтердегі құжаттарды сақтау, есепке алу бойынша әдістемелік көмек және кеңес беру арқылы архив қорының дұрыс қалыптасуына ықпал жасалады. Қазіргі уақытта облыстық архивтің жинақтау дереккөздерінде 151 мемлекеттік және мемлекеттік емес мекемелер бар.
Ұлттық арив қоры туралы заңға және заңдағы міндеттерді орындауға бағытталған қағидаға сәйкес әр жылдың соңында, яғни желтоқсан айының 1–ші жұлдызына дейін жинақтау дереккөздеріндегі барлық мекемелер басқарушылық құжаттаманы сақтайтын ұйым архивінің паспортын толтырып облыстық архивке ұсынады. Ал мемлекеттік архивтер осы паспорттың жиынтық есебін жасап, үш жылда бір рет уәкілетті органға тапсырады. Ұйым архивінің паспортында сол ұйымда сақтауда тұрған өңделген және өңделмеген тұрақты және жеке құрам бойынша құжаттардың саны беріледі. Қазіргі уақытта осы бойынша бөлімнің қызметкерлері мекемелердің архивистеріне әдістемелік көмегін көрсетуде.
