Электрондық құжат айналымын қалыптастыру – заман талабы

by admin · Published 31/05/2019 · Updated 09/06/2019

Техника мен ғылым алға озып, заманына қарай адамы да, қызметі де өзгеруде. Бүгінде ертеден қалыптасқан «шаң басқан архив» ұғымын «электронды архив», «жүйелік қойма», «электронды құжат айналымы» сынды тіркестер алмастыруда. Кез-келген архив қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Сондықтан да мұндай өзгерістермен қатар архив саласы да аяғын тең басуға тырысады. Себебі, әр құжат бір адамның тағдырына ықпал жасайтыны сөзсіз. Сол үшін мемлекеттік архив қызметкерлері мемлекеттік мекемелердегі құжаттардың заң тәртібіне сәйкес жүйеленіп, сақталуына барынша ықпал жасауды. Мәселен, жаңа тәртіптерге сай ведомстволық архивтерде электрондық құжаттар архиві пайда болады. Архив оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді. Бұл ережелерді ведомстволық архивтер жұмыс тәжірибесіне ендіруде мемлекеттік архивтің қызметкерлері әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді. Олардың орындалуына бақылау жасайды. Бұл келешекте Ұлттық архив қорының айнымас қазынасына айналады.

Сондықтан да бүгін облыстық архивтің Ұлттық архив қорын қалыптастыру, архивтерді және құжаттаманы тексеру бөлімінің қызметкерлері құрылыс және сәулет, сауда және қоғамдық тамақтандыру, несие беру, инвестициялау, банктер, тұрғын үй – коммуналдық шаруашылық, халыққа қызмет көрсету, мемлекеттік мүлік, денсаулық сақтау саласына қарасты мекемелерге 21 мекеменің іс жүргізуші мамандарына «Электрондық құжат айналымы, электрондық құжаттарды қалыптастыру, есепке алу, мемлекеттік сақтауға тапсыру тәртібі» тақырыбында семинар сабақ өткізді. Семинар барысында Қазақстан Республикасының 2018 жылғы 19 қыркүйектегі «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидалары» № 575 қаулысының 2-қосымшасына сәйкес тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың істер тізімдемесінің, құжаттардың келіп түсуі мен шығуын тіркеу журналының, Электрондық құжаттарды көшіру және қайта жазу туралы актінің үлгісі көрсетіліп, электрондық құжаттарды сақтаудың, оның есебі ұйымдарда жүргізудің маңызын айтты.